Gerenciamento Eletrônico de Documentos tornará mais ágil as atividades administrativas do TCE

O Tribunal de Contas do Estado do Maranhão (TCE) se prepara para dar um salto de qualidade em sua área administrativa. Está em fase final de desenvolvimento o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED).

O software contribuirá para a instauração de uma nova cultura no ambiente organizacional do TCE em que as informações processuais da área administrativa serão geradas e circularão pelos diferentes setores apenas em meio eletrônico. Entre as diversas vantagens que podem ser identificadas com o advento do GED encontram-se a redução significativa do uso de insumos como papel e tonner para impressão; identificação e racionalização dos fluxos processuais; simplificação dos procedimentos que envolvem a origem dos processos e maior agilidade no trâmite dos processos entre os diferentes setores, permitindo ampliar o grau de produtividade das tarefas executadas pelos servidores.

Para que se tenha uma noção dos impactos positivos do GED nas rotinas administrativas realizadas, um processo de concessão de licença-prêmio leva hoje, em média, cinco dias para ser concluído. O GED possibilitará que o mesmo procedimento seja executado em um dia.

Vicente Ferrer Monteiro Filho, gestor da Unidade Executiva de Recursos Humanos (UNERH), destaca a importância do sistema para o TCE e seus servidores: O GED é uma ferramenta fundamental para tornar nossas atividades mais rápidas, produtivas e seguras. Além de nos permitir criar um banco de dados que será fundamental nas ações previstas em nosso programa de gestão de pessoas por competências, afirma.

A elaboração do GED está a cargo da empresa Soft Expert, de Joinville/SC, vencedora da licitação realizada para o desenvolvimento do software. Os trabalhos estão na fase final dos testes de adequação às rotinas administrativas inerentes às atividades do TCE. A supervisão das ações da consultoria é realizada pela Coordenadoria de Tecnologia (COTEC), responsável pelo ateste à qualidade do produto e a fiscalização do contrato de prestação de serviços.

Giordano Mochel, coordenador da COTEC, afirma que toda a infraestrutura necessária ao funcionamento do GED já está disponível e que os servidores da unidade serão qualificados para conhecer em profundidade a ferramenta e prestar os serviços de manutenção quando o sistema estiver em funcionamento os trabalhos da Soft Expert forem finalizados. O GED é uma ferramenta extremamente eficaz e o TCE deve extrair o máximo dos recursos que ela oferece, ressalta.

Até o dia 19 de novembro deve ser realizado treinamento com quarenta servidores da área meio sobre o GED, para conhecimento do sistema e de suas características operacionais. Esses servidores funcionarão como multiplicadores em suas unidades, difundindo a utilização do GED nas atividades realizadas diariamente.